RICHTIG UND EU-KONFORM UMSETZEN

Mit Ihrer Projektbeschreibung im Förderantrag haben Sie dargelegt, welche Wirkung gemäß Südburgenlandstrategie Sie mit Ihrem Vorhaben in der Region erreichen wollen. Maßnahmen, Kosten und Zeitplan wurden benannt. Exakt das zu tun, was den Geldgebern und letztlich der Region versprochen wurde, ist damit oberste Prämisse bei Förderprojekten. Halten Sie sich an jeden Punkt und Strich. Und wenn die Realität die Planung über den Haufen wirft, dann bleiben Sie im Gespräch - mit Ihren Geldgebern in Form der Bewilligenden Stelle (= Abt. 4a in ihrer Rolle als LEADER-verantwortliche Landesstelle).

Haben Sie Folgendes im Kopf:

• Leistungs-, Rechnungs- und Zahlungsdatum müssen innerhalb der Projektlaufzeit liegen.
  Die Laufzeit ist der genehmigte Zeitraum für die Kostenanerkennung.
  Der Kostenanerkennungsstichtag (Beginn des Zeitraums für die Kostenanerkennung) ist jenes Datum, das Ihnen nach Einreichung des Förderantrags schriftlich bekannt gegeben wird.
• Projekt-Änderungen müssen schriftlich innerhalb der Laufzeit(!) bei der Bewilligenden Stelle (BST) angesucht werden:
  • Projektlaufzeit-Änderung: Sollte ein Vohaben nicht fristgerecht umgesetzt werden können, ist die Frist (= Laufzeit) zu verlängern.
  • Projektmaßnahmen-Änderung: Sollten Sie an den ursprünglich geplanten Maßnahmen nicht zur Gänze festhalten wollen oder können, so ist vor Inangriffnahme eines neuen Wegs der neu geplante Vorschlag zur Absegnung einzubringen.
    ACHTUNG: 65 %-Regel!
    Ein Unterschreiten der Projektkosten kann Folgen haben!
    Änderungen, die zu einer Reduktion der Kosten um mehr als 35 % der genehmigten Kosten führen, dürfen von der BST nur dann genehmigt werden, wenn weiterhin gewährleistet ist, dass alle wesentlichen Projektteile realisiert werden bzw. im Fall einer Nichtrealisierung wesentlicher Projektteile noch das abgeänderte Ziel erreicht wird.
    D.h., dass im Rahmen des Projekts Kosten im Ausmaß von 65 % der genehmigten Kosten anfallen müssen. Ist das nicht der Fall, ist das VOR Projektende schriftlich der BST zu melden. Andernfalls droht der Verlust der gesamten Förderung (Keine Anspruch auf Fördermittel + Rückzahlung ausbezahlter Förderungen)
  • Projektantrag-Datenänderung: Ändern sich Angaben im Förderungsantrag (z. B. Wechsel der vertretungsbefugten Personen wie der Obmann, Änderung der Anschrift), sind diese unverzüglich zu melden.
  • Projektträger-Änderung: Der Übernahme des Vorhabens durch einen Dritten während der Vorhabens-Umsetzung oder der Behaltefrist kann die BST einem Vertragsbeitritt des neuen Betreibers/Besitzers zustimmmen, sofern dieser alle persönlichen Föderungsvoraussetzungen erfüllt. 

Damit die i. R. der Projektumsetzung angefallenen Rechnungen Ihrer Leistungserbringer auch später für eine Auszahlung der zugesagten Fördermittel anerkennbar sind, ist Folgendes zu beachten:

• Die Rechungen müssen diese Mindestbestandteile aufweisen:
  • Rechnungsaussteller (Name + Adresse)
    
  • Rechnungsempfänger = Förderwerber (Name + Adresse)
  • Rechnungsdatum
  • Leistung: Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der sonstigen Leistung. Bei Pauschalrechnungen oder Rechnungen über Pauschalbeträge ist ein Leistungsverzeichnis beizulegen, um die förderungsfähigen Kosten für die Berechnung identifizieren zu können.
  • Leistungszeitraum: Tag bzw. Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Entgelt
  • Mehrwertsteuersatz und Betrag bzw. ein Hinweis bezüglich Mehrwertsteuer (z. B. ob der Honorarnoten-Leger der Kleinunternehmerregelung unterliegt)
  • Rechnungsnummer
  • UID-Nummer
    
    

• Zudem gilt für spezielle Rechnungen noch:

  • Elektronisch (archivierte) Rechnungen* haben zusätzlich folgenden Vermerk zu tragen:
    Die gegenständliche Leistung wurde anlässlich eines Projekts erstellt, das zur Förderung im Rahmen des EU-Programms Ländliche Entwicklung/LEADER 2014-2020 eingereicht wird.
  • Barrechnungen** (bis zu einem maximalen Rechnungsbetrag von € 5.000,-- netto erlaubt) müssen für den Nachweis des Zahlungsvollzugs zusätzlich enthalten:
    • Datum der Barzahlung
    • Bestätigung des Rechnungsausstellers, dass er den Betrag erhalten hat ("Betrag in bar erhalten")
    • Unterschrift des Rechnungsausstellers
    • Bei Firmen Firmenstempel

     Pro vergebenem Auftrag darf maximal eine Barsumme von € 5.000,-- netto anfallen. Eine gesplittete Zahlung des Auftrags (d.h. einer vergebenen zusammengehörigen Dienstleistung) ist nur bis zur Maximalsumme von € 5.000,-- netto möglich.

  • Kassabons (= Barverkauf, z. B. ausgestellt an Kassen in Einkaufsmärkten), ab € 50 bis maximal € 5.000,-- netto erlaubt, sind mit dem Namen und der Adresse des Käufers zu versehen.
  • Honorarnoten müssen unterschrieben sein.
  • Fremdsprachige Auslands-Rechnungen benötigen eine beglaubigte Übersetzung.

* Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung im elektronischem Format, die per Mail/Fax übermittelt sein kann.
   Eine elektronisch archivierte Rechnung sind Papier-Originale, die elektronisch gespeichert (gescannt) und
   archiviert werden und deren Papier-Originale evtl. vernichtet werden.

**Bankomatzahlung gilt auch als Barzahlung, solange die € 5.000,-- netto Maximalgrenze nicht überschritten wird.

Ein ordnungsgemäßer Zahlungsnachweis Ihrer Projektkosten gelingt Ihnen, indem Sie Kenntnis folgender Infos haben:

• Ab € 5.000,-- netto muss eine unbare Zahlung (=Überweisung) nachgewiesen werden.
  Unter diesem Rechnungsbetrag ist eine Barzahlung erlaubt (s. u.)
  
  
• Unbare Zahlungen = Überweisungen
  • Internetbanking
    Für den Zahlungsvollzug ist eine Umsatzliste (elektronischer Kontoauszug) oder Bankbestätigung/Kontoauszug über die Durchführung vorzulegen.
    ACHTUNG: Der Ausdruck der Auftragsbestätigung wird nicht anerkannt.
  • Überweisungen durch ein Bankinstitut
    Bei diesem Zahlungsweg müssen die Einzahlungsbelege über die Zahlungsdurchführung von der Bank bestätigt (saldiert) sein.
    ACHTUNG: Die Bankstempel mit dem Vermerk: „Gilt nicht als Durchführungsbestätigung“, „Eingelangt bzw. Eingegangen“ oder „Zur Durchführung übernommen“ können nicht anerkannt werden.
  • Überweisung via Selbstbedienungsautomat
    Eine derartige Einzahlung von Rechnungen gilt nicht als saldiert. In diesem Fall ist der Förderungsabwicklungsstelle ein Kontoauszug oder eine Bankbestätigung über die Zahlungsdurchführung vorzulegen.
  • Einzugsermächtigungen bei Benützung von Bankomatkarten
    Das sind keine Barzahlungen, sondern wie eine Überweisung zu behandeln.
    Beispiel: „Ich ermächtige hiermit das “zutreffendes Kreditinstitut“ den angegebenen Betrag von meinem genannten Konto durch Lastschrift einzuziehen. Für den Fall der Nichteinlösung der Lastschrift oder des Widerspruchs gegen die Lastschrift weise ich meine Bank unwiderruflich an, „Kreditinstitut“ oder Dritten auf Anforderung meinen Namen, Adresse und Geburtsdatum vollständig mitzuteilen.“

  
  

• Bare Zahlungen

  • Barrechnungen** (bis max. € 5.000,-- netto erlaubt) müssen ergänzend zu den Rechnungs-mindestbestandteilen für den Zahlungsvollzugsnachweis enthalten:
    • Datum der Barzahlung
    • Bestätigung des Rechnungsausstellers, dass er den Betrag erhalten hat ("Betrag in bar erhalten")
    • Unterschrift des Rechnungsausstellers
    • Bei Firmen Firmenstempel

  • Kassabons (=Barverkäufe, z. B. ausgestellt an Kassen in Einkaufsmärkten), ab € 50 erlaubt, sind mit dem Namen und der Adresse des Käufers zu versehen.
    
    

• Sämtliche Zahlungsnachweise werden auch in Kopie anerkannt

**Bankomatzahlung gilt auch als akzeptable Barzahlung, solange die € 5.000,-- netto Maximalgrenze nicht überschritten wird (Ausnahme: Einzugsermächtigungen bei Benützung von Bankomatkarten siehe nachfolgendes Beispiel).