Schritt 8 - Jetzt kann das Projekt starten
Gratulation! Sie haben die Projektbewilligung vom Land Burgenland erhalten! Lesen Sie sich das Genehmigungsschreiben bitte genau durch. Dort stehen viele wichtige Inhalte wie:
- anrechenbare Kosten & maximaler Förderungsbetrag,
- Abrechnungszeiträume und -modalitäten
- Publizitätsvorschriften
- Auflagen wie Meldepflichten, Behaltenfrist, Aufbewahrungspflicht für Unterlagen, Publizität
- Projektspezifische Auflagen durch die bewilligende Stelle
Sollte es hierzu Fragen geben, steht das LAG-Management gerne zur Seite. Ist alles klar, kann das Projekt durchstarten! Nun gilt es die Umsetzung nach der Projektbeschreibung aus Schritt 3 durchzuführen. Ob das Fördergeld am Schluss auch ausgezahlt wird, hängt von der Erreichung der Projektziele ab, die bei der Einreichung selbst definiert wurden, denn mit der Genehmigng ist noch kein Rechtsanspruch auf eine tatsächliche Auszahlung der Fördermittel gegeben. Selbstverständlich steht das LAG-Management als kompetenter Partner zur Verfügung und steht mit viel Projekterfahrung beratend zur Seite.
Die Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Projektumsetzung
- Führen Sie das Projekt nach Ihrer Projektbeschreibung durch und achten Sie auf die Zielerreichung
- Beobachten Sie den Projektfortschritt, die Einhaltung des Zeitplans und ob die erhofften Zielerreichung auch eintritt und agieren Sie rechtzeitig. Melden Sie sich bei uns, falls Sie fragen oder Anliegen dazu haben! Nur so können wir als LAG-Management rechtzeitig unterstütztend eingreifen.
- Wird in der Umsetzung des Projektes ersichtlich, dass eine Projektänderung notwendg wird, nehmen Sie bitte Kontakt mit dem LAG-Management auf. Projektänderungen sind grundsätzlich möglich, aber es gilt die Meldepflicht.
- Änderungen müssen vor der Durchführung gemeldet werden! Es braucht zusätzlich eine klare Definition was sich ändert und warum es zur Änderung kommt.
- Beispiel: Eine Projektverlängerung muss begründet und rechtzeitig vor Ende des Projektes angesucht werden.
3. Gute Projektdokumentation
- Dokumentieren Sie alle projektrelevanten Tätigkeiten gut!
- Machen Sie lieber zu viele Fotos, als zu wenig! Dabei geht es z.B. um Fotos von baulichen Maßnahmen und Veranstaltungen. Eine ausreichende Fotodokumentation ist während der Projektumsetzung kein Zusatzaufwand.
- Behalten Sie Belegmaterial wie Presseartikel, Folder, Broschüren etc. zur Vorlage bei der Abrechnung.
- Veranstaltungen sind idealerweise mit Einladungen, Teilnehmerlisten und Fotos zu dokumentieren.
- Bei Personalkosten sind Tätigkeitsberichte anzufertigen.
- Grunsätzlich braucht jede vorgelegte Rechnung eine Dokumentation der umgesetzten Maßnahme. (z.B. Bericht, Tätigkeits-/ Leistungsnachweis mit Umsetzungszeitraum, Fotostrecke Bau bzw. Umsetzung, Konzepte, Marketingmittel, Pressearbeit etc.)
4. Rechtzeitige Meldung von Veranstaltungen
- Beinhaltet Ihr Projekt eine Veranstaltung, ist zu überprüfen, ob diese vor der Durchführung der AMA, als Auszahlungsstelle, zu melden ist.
- Die Förderwerberinnen und Förderwerber sind verpflichtet die Durchführung von Veranstaltungen bis zum 20. des Vormonates schriftlich anzukündigen. Diese Meldungen sind erforderlich, um eine Auswahl für die „Vor-Ort-Kontrolle während der Durchführung“ durchführen zu können.
- Nicht betroffen sind interne Veranstaltungen der förderwerbenden Personen (bspw. interne Workshops oder Arbeitsbesprechungen). Veranstaltungen, bei denen der förderwerbenden Person im Zusammenhang mit der Veranstaltung lediglich Personalkosten entstehen, sind nicht meldepflichtig.
- Das LAG-Management hilft Ihnen hier gerne! Weitere Informationen: https://www.ama.at/dfp/allgemeine-informationen/allgemeine-informationsblaetter-und-dfp-handbuch#18729
- Sie sind verpflichtet bei allen Projektmaßnahmen den Fördergeber zu publizieren, damit auch jeder weiß, dass die EU uns hilft, unsere Region weiter zu entwickeln.
- Das bedeutet, dass bei ALLEN projektbezogenen Aktivitäten, wie Broschüren, Foldern, Plakaten, Aussendungen, Einladungen, Anwesenheitslisten o.ä. verpflichtend die aktuelle Logoleiste auf der Vorderseite zu verwenden ist. Zu achten ist auf die Lesbarkeit der Schrift in der Logoleiste. Falls Sie sich unsicher sind, ob die untenstehende Logoleiste aktuell ist, kontaktieren Sie das LAG – Management!
- Kostenrelevante, projektbezogene Berichte/Artikel in Medien müssen entsprechenden Hinweis auf die Förderung haben . Z.B. auf Printmedien, Websites, Filmen, Social Media, Bei Investitionen über 50.000,- Förderung braucht es eine Erläuterungstafel. – Nachweise (Artikel, Belegexemplare, Fotos usw.) sind der Abrechnung im Original beizulegen.
- Die aktuellen Publizitätsvorschriften und wie Sie bei Ihren geplanten Maßnahmen anzuwenden sind, finden Sie im Informationsportal der AMA unter den „Allgemeinen Informationsblättern“: https://www.ama.at/dfp/allgemeine-informationen/allgemeine-informationsblaetter-und-dfp-handbuch#18729 oder https://www.ama.at/getattachment/63079bba-c353-46cd-b703-420f83843165/Informationsblatt_Publizitaet-GSP-23-27_Maerz-2023.pdf
- Für öffentliche Auftraggeber ist die Einhaltung des Vergaberechts verpflichtend: Bei der Vergabe sind Schwellenwerte, Fristen, Wettbewerbsregeln, Zuschlagskriterien, usw. zu beachten.
- Information zum Vergaberecht finden Sie unter: „Informationsblatt zum Vergaberecht“ der AMA https://www.ama.at/dfp/allgemeine-informationen/allgemeine-informationsblaetter-und-dfp-handbuch#18729
- Achten Sie immer auf eine ordungsgemäße und fristgerechte Rechnungslegung mit den notwendigen Rechnungsbestandteilen.
- Rechnungen müssen auf den Projektträger lauten. Name/Adresse Rechnungsempfänger wie im Projektantrag! 1 Projektträger, 1 Adresse, 1 IBAN
- Rechnungen sollten einen Hinweis auf das Projekt haben Z.B. LEADER-Projekt – Projektname – Projektnummer laut Genehmigungsschreiben
- Rechnungsdatum & Leistungszeitraum: Klare Zuordnung mit Datum
- Rechnungsmerkmale lt. Umsatzsteuergesetz
- Bezeichnung der Leistung soll mit Angebot und Projektbeschreibung übereinstimmen und zuordenbar sein!
- Achten Sie auf eine korrekte und nachvollziehbare Zahlung der Leistungen.
